یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه خوب

نرم افزار مدیریت آموزشگاه یک برنامه رایانه ای است که برای مدیریت تمام قسمت های اجرایی، آموزشی و مالی آموزشگاه طراحی شده است. تمام واحدهای آموزشی که مهارت های تکمیلی و غیر دانشگاهی را به فراگیران ارائه می‌دهند به نرم افزار مدیریت آموزشگاه نیاز خواهند داشت. از این نرم افزار می توان برای اعتبار بخشی به فعالیت های آموزشگاه نیز استفاده کرد.

یکی از اهداف اصلی نرم افزار مدیریت آموزشگاه ها، کمک در جهت مدیریت فرایندهای مختلف آنها از جمله امور ثبت نام زبان آموزان و فراگیران، کادر اداری و آموزشی، امور آموزشی، امور حسابداری و امور شهریه، امور انضباطی و … است. نرم افزار مدیریت آموزشگاه باعث تداوم روند یادگیری، آموزش و اطلاع رسانی در خارج از محیط آموزشگاه می شوند.
برای مثال نرم افزار مدیریت آموزشگاه ابزاری مفید برای استادان است زیرا بسیاری از وظایف آنها به صورت خودکار انجام می شود و نیاز نیست زمان زیادی را برای انجام این گونه کارها هدر بدهند. همچنین از خواص دیگر نرم افزار آموزشگاه این است که حضور های غیر ضروری والدین در آموزشگاه را از طریق برقراری ارتباط با استاد به وسیله پنل شخصی خود، کاهش می دهد.
مزیت دیگر نرم افزار مدیریت آموزشگاه این است که به سامانه از طریق هر سیستمی بدون نصب نرم افزار اضافه ای، تنها از طریق اینترنت می توان دسترسی پیدا کرد. همچنین مدیریت نرم افزار آموزشگاه متمرکز تر و نیز به روز رسانی آن آسان است. با استفاده از آن روزانه استادان و مدیران با صرف زمان بسیار کمی به کلیه منابع و اطلاعات مورد نیازشان در آموزشگاه دسترسی دارند.
این سامانه برقراری ارتباط را برای همه افراد و فرآیند های آموزشی از جمله : مدیر، استادان، زبان آموزان و پدر و مادرها فراهم می کند. استادان به راحتی می توانند به کلیه اطلاعات تحصیلی و گزارشات زبان آموزانشان دسترسی داشته باشند . همچنین با کمک این سامانه مدیریتی آموزشگاه می توانند با سایر استادان همکاری و تعامل داشته باشند و نیز به توسعه برنامه های درسی زبان آموزان با برگزاری آزمون های آنلاین و نیز ایجاد سوال در بانک سوالات، بپردازند.

با استفاده از این سامانه والدین می توانند با رجوع به پنل کاربری خود کلیه اطلاعات مربوط به زبان آموزشان ازجمله: موارد انضباطی، برنامه امتحانات و ارزشیابی و کلاسی، نمرات و رویداد های درون آموزشگاه مشاهده کنند. همچنین زبان آموزان نیز با نرم افزار آموزشگاه می توانند: نمرات، برنامه کلاسی و ارزشیابی، کارنامه و … مشاهده کرده و نیز با استفاده از بانک سوالات و برقراری تماس با استاد خود خارج از کلاس نیز به روند آموزش را ادامه دهند
با استفاده از نرم افزار آموزشگاه هوشمند کلیه اطلاعات زبان آموز از قبیل ثبت نام، حضور و غیاب، رشد تحصیلی، امور انضباطی و … به نحو احسن اداره می شود. داده های مربوط به زبان آموز فقط برای یک بار وارد سیستم می شود و بلافاصله پس از آن شما می توانید با استفاده از گزارشات سفارشی کلیه اطلاعات وارد شده را بازبینی کرده و یا حتی تغییر دهید یا حذف کنید. همچنین به خاطر وجود سیستم های جستجو در نرم افزار آموزشگاه می توانید با وارد کردن شماره زبان آموزی یا هر داده دیگر از زبان آموز کلیه اطلاعات آن را پیدا کنید.

راهکار کاربردی برای هوشمندسازی واحد آموزشی

چرا به نصب نرم افزار مدیریت آموزشگاه نیاز داریم؟

پیش از آنکه به ضرورت نصب نرم افزار مدیریت آموزشگاه در واحد آموزشی اشاره کنیم لازم است یک تعریف کوتاه از این نرم‌افزار ارائه دهیم؛ همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم نرم افزار مدیریت آموزشگاه برای واحد آموزشگاهی عبارت است از یک برنامه رایانه‌ای که بر روی سیستم‌های یک آموزشگاه نصب می‌شود و مدیران و کارکنان را قادر می‌سازد تا تمام فعالیت‌ها و برنامه‌های خود را از طریق نرم افزار به صورت کاملا ًمشخص، منظم و مکان و زمان بندی شده ارائه دهند. البته منظور از نصب همان پیاده سازی است، چون تمامی نرم افزار ها نیاز به نصب یک فایل اجرایی ندارند. برخی مانند نرم افزار مدیریت آموزشگاه دمان ، تحت وب هستند.

آنچه از تعریف نرم افزار مدیریت آموزشگاه برمی آید این است که در کوتاهترین زمان می توان حجم زیادی از اطلاعات را مدیریت کرد. این دقیقاً همان اهدافی است که تمام مدیران واحدهای آموزشگاهی به دنبال آن هستند. شاید این سوال در ذهن شما به وجود آید که چرا مدیریت آموزشگاه را باید از بسترهای نرم افزاری (نرم افزار مدیریت آموزشگاه) دنبال کرد؟! در ادامه به پاسخ این سوال خواهیم پرداخت.

همانطور که می دانید در یک واحد آموزشگاهی مسائل زیادی مطرح است. تعداد مدرسان مختلفی در آموزشگاه مشغول به تدریس هستند؛ همچنین تعداد دانش‌آموزان و فراگیران که در واحدهای آموزشی مشغول به یادگیری دروس یا مهارت هایی هستند در هر سال افزایش پیدا می‌کند. مسئله مهم دیگر، مدیریت هزینه ها است. یکی دیگر از عواملی که برای مدیران اهمیت فوق العاده زیادی دارد، امکان نظرسنجی و تعاملات میان آموزشگاه و کاربران می باشد. استفاده از یک برنامه نرم افزاری جامع و کامل تحت عنوان نرم افزار مدیریت آموزشگاه که بتواند تمام حوزه‌های فوق را پوشش دهد لازم و ضروری به نظر می‌رسد. از طرف دیگر، استفاده از بسته نرم افزاری جامع نرم افزار مدیریت آموزشگاه به منزله هوشمندسازی واحد آموزشی تلقی می گردد.

چالش هایی که نرم افزار مدیریت آموزشگاه آنها را حل می کند

مشکلات زیادی در مدیریت آموزشگاه در طول یک سال به وجود می آید. این چالش ها و مشکلات مربوط به مسائل ثبت نام، مسائل پرداخت شهریه ها، هماهنگی کردن با مدرسان و برنامه ریزی کلاس های درسی است. برای آموزشگاه هایی که در خصوص آموزشگاه زبان انگلیسی و هنری فعالیت می کنند به ویژه با شلوغی قابل توجهی در ایام تابستان مواجه هستند؛ زمانی که مدارس تعطیل شده‌اند و دانش‌آموزان برای استفاده از دوره های آموزشی به این آموزشگاه ها مراجعه می کنند. نرم افزار مدیریت آموزشگاه در حقیقت یک راهکار ساده و سریع است تا بتواند تمام امور را پوشش دهد.

یکی دیگر از مشکلاتی که ممکن است در طول یک سال در حوزه مدیریت آموزشگاه به وجود آید مشکل هماهنگ کردن با مدرسان است. اگر نرم افزار مدیریت آموزشگاه برای آموزشگاه واحدهای آموزشی نصب شود، با یک برنامه‌ریزی دقیق، مدرسان می‌توانند ساعات مورد نظر خود را انتخاب کرده و آن را ثبت کنند و به این ترتیب بی ‌برنامگی و بی ‌نظمی در فعالیت‌های آموزشی به وجود نمی‌آید.
چالش دیگر در یک آموزشگاه، پرداخت ‌شهریه ها است. بسیاری از مردم ترجیح می‌دهند شهریه‌های دوره های آموزشی را به صورت اقساط و توسط چک ها پرداخت کنند؛ بنابراین ممکن است در صورت حساب های مالی و صدور فاکتورهای آموزشگاه اختلالات زیادی به وجود آید؛ اگر این کار از طریق حسابداری دستی انجام شود، امکان اشتباه، بسیار زیاد است. نرم افزار مدیریت آموزشگاه در بخش حسابداری فضایی را طراحی کرده است که به تمام امور مالی از جزئی ترین تا کلی ترین به طور کامل پرداخته می شود.

نرم افزار مدیریت آموزشگاه برای واحدهای آموزشی

نرم افزار مدیریت آموزشگاه یک برنامه کاربردی و منسجم با امکانات بسیار زیاد است که مدیران واحدهای آموزشگاهی را قادر می سازد تا بتواند فعالیت های خود را به صورت هوشمند و در کوتاهترین زمان انجام دهند. آنچه در این نرم افزار برای آموزشگاه های زبان فراهم شده است حوزه های مربوط به راه های ارتباطاتی میان کادر آموزشی و فراگیران را تحت پوشش قرار می‌دهد.  همانطور که می دانید آموزشگاه های زیادی با عناوین مختلف، مهارت‌ها و رشته‌های تخصصی را برای علاقه مندان ارائه می‌دهند؛ به طور مثال، آموزشگاه های زبان و آموزشگاه هایی که مهارت‌های فردی و هنری را آموزش می دهند، نیازمند برنامه مدیریتی قوی می باشند.

یکی از مزیت های ویژه در نرم افزار مدیریت آموزشگاه دمان ، امکان اتوماسیون آموزشگاه های مختلف از قبیل آموزشگاه های زبان خارجه، آموزشگاه های موسیقی و هنری، آموزشگاه های علمی و آزاد، آموزشگاه های فنی و حرفه ای، آموزشگاه قرآنی و مذهبی و سایر آموزشگاه ها است. موسسه های بسیاری در اقصا نقاط کشور از این نرم افزار جهت مدیریت، کنترل و نظارت بر امور داخلی، مالی، آموزشی و سایر امور آموزشگاه و موسسه خود استفاده می کنند. بدین ترتیب که نرم افزار مدیریت آموزشگاه مربوط به هر موسسه می تواند بر روی یک آدرس اینترنتی مجزا نصب شده و دسترسی کامل به آن به مدیر و یا مسئول آن موسسه واگذار شود. اما علاوه بر مدیر هر آموزشگاه که تنها به اطلاعات آموزشگاه خود دسترسی دارد، مدیر کل شعب می تواند بر عملکرد کلیه امور آموزشگاه زیرمجموعه خود نظارت کامل داشته باشد. به لحاظ تعداد شعب زیرمجموعه هر موسسه محدودیت خاصی وجود ندارد و حتی امکان مدیریت یکپارچه و آسان شعبه های سراسر کشور یک مجتمع توسط این نرم افزار مدیریت آموزشگاه وجود خواهد داشت.
استفاده از نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان به منظور اتوماسیون آموزشگاه و شعب آن باعث صرفه جویی قابل توجه در هزینه و افزایش کارایی و کیفیت خواهد شد و مدیریت امور آموزشی، مالی، انضباطی موسسه را آسان می نماید، ضمن آنکه بر افزایش حس رقابت میان شعب زیرمجموعه دامن خواهد زد. علاوه بر آن در صورت نیاز مدیر موسسات، امکان تهیه گزارش های اختصاصی جهت مقایسه عملکرد مالی و آموزشی واحدهای زیرمجموعه در قالب نمودارها ، جداول و گزارش های تحلیلی گرافیکی وجود دارد.
با جرات می توان گفت نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان یکی کامل ترین و جامع ترین نرم افزارهای مدیریتی ویژه تمامی آموزشگاه هاست که از امکانات بسیار خوبی برخوردار می باشد. از دیگر مزیت های این سامانه می توان به یکپارچه بودن آن اشاره کرد.

کاربرد های نرم افزار مدیریت آموزشگاه

یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه در موارد زیر کاربرد دارد:

• آموزشگاه های زبان خارجی
• آموزشگاه های مهارت های فنی و حرفه ای و تخصصی
• آموزشگاه های هنرهای تجسمی
• آموزشگاه های موسیقی
• آموزشگاه های آزاد کنکور- بازآموزی درسی
• آموزشگاه های هنرهای دستی

نرم افزار مدیریت آموزشگاه چه ویژگی هایی دارد؟

مزایا، ویژگی ها، قابلیت ها و امکانات نرم افزار مدیریت آموزشگاه که یک واحد آموزشی به آن نیاز دارد در این قسمت، فهرست می شوند:

• امکان مدیریت آموزشی در هر رشته ، مقطع تحصیلی و مبحث آموزشی
• امکان نظارت بر عملکرد مدرسان و کادر اجرایی در آموزشگاه با نرم افزار مدیریت آموزشگاه
• امکان گزارش گیری کامل از تمام فرایندهای آموزشگاه نظیر فعالیت های اجرا شده در یک هفته، برگزاری آزمونها، نتایج عملکرد هر یک از دانش آموزان و بازخورد آنها در کلاس
• صدور کارنامه و ارسال آنها برای والدین از طریق نرم افزار مدیریت آموزشگاه
• قابلیت پشتیبانی از پنل ارسال پیامکی به کاربران و خانواده های آنها
• قابلیت کنترل تکالیف ارائه شده توسط مدرسان به دانش آموزان یا فراگیران
• قابلیت کنترل و گزارش گیری از تمام صورت حساب های مالی به صورت دوره ای یا سالانه
• سیستم حضور و غیاب فراگیران
• امکان برنامه ریزی کلاس های آموزشی
• کنترل ورود و خروج مدرسان و فعالیت‌ های آموزشی آنها در کلاس
• گزارش هر دوره برای تمام آموزش ها
• قابلیت اجرا بر بستر وبسایت
• پشتیبانی از ویژگی های مالی و حسابداری
• پشتیبانی از زیرساخت های ارتباطی
• طراحی کاربر پسند
• خدمات مشاوره خرید و آموزش های پس از فروش

 

بعضی از امکانات پنل مدیریت نرم افزار مدیریت آموزشگاه

در اینجا فقط به چند نمونه از قابلیت های گسترده نرم افزار آموزشگاه اشاره می کنیم:

مدیریت ثبت نام آنلاین زبان آموزان

دسترسی به بستر ثبت نام آنلاین برای دانش آموزان و فراگیران : مدیر به راحتی می تواند تمام سوابق زبان آموز از جمله: سوابق آموزشی، انضباطی، اطلاعات مربوط به اولیای زبان آموز، اطلاعات تماس و … دسترسی داشته باشد.

سیستم حضور وغیاب آموزشگاه ها

قابلیت حضور و غیاب کارکنان و دانش آموزان یا فراگیران در نرم افزار مدیریت آموزشگاه : با استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب آموزشگاه، والدین از تاخیر و غیبت های زبان آموزشان برای حضور در آموزشگاه از طریق پیام کوتاه و نیز از طریق پنل شخصی خود، آگاه می شوند.

سیستم مدیریت آزمون و آزمون آنلاین آموزشگاه ها

با این سیستم کلیه آزمون ها برای نرم افزار آموزشگاه تعریف می شوند و زبان آموزان می توانند در منزل یا هر مکان دیگری در آزمون شرکت کنند و پس از پایان آن سوالات و جواب های صحیح آزمون را مشاهده کنند. استادان آزمون های آنلاین را از طریق پنل شخصی خود تصحیح می کنند و نمرات از همین طریق به زبان آموزان داده می شود.

سیستم مدیریت پیام ها و تماس

این زیر سیستم امکان برقراری ارتباط سریع، آسان، موثر و بدون هزینه را میان کلیه اعضای آموزشگاه و موسسات فراهم می کند. مدیر می تواند از این سامانه جهت اطلاع رسانی، برقراری ارتباط با کادر آموزشی و اداری و یا سایر مدیران داخلی آموزشگاه استفاده نماید.

نرم افزار ارزشیابی اساتید

نرم افزار نظرسنجی و ارزشیابی اساتید، یکی دیگر از زیرسیستم های طراحی شده ویژه آموزشگاه ها است که امکانات بی نظیری را در این باره در اختیار مدیران و مسئولین آموزشگاه های علمی و کنکور، آزاد، موسیقی و هنری، زبان های خارجی فنی و حرفه ای و سایر آموزشگاه ها قرار می دهد.

نرم افزار مدیریت آموزشگاه برای کنترل ثبت نام فراگیران، پرداخت شهریه، ثبت نام اینترنتی، پرداخت اینترنتی، اطلاع از  برنامه های آموزشی از طریق ارسال ایمیل انبوه و پیامک‌ها، اطلاع از برنامه های آموزشی را در یک بستر مناسب فراهم ساخته است.

اینکه چرا واحدهای آموزشی و مدیران آموزشگاه ها به نرم افزار مدیریت آموزشگاه نیاز دارند، سوالی است که سامانه دمان ، پاسخ مناسبی برای آن ارائه داده است. تصور غیر عاقلانه ای است اگر بگوییم مدیریت یک آموزشگاه با تعداد زیادی فراگیر برای مدیریت هزینه های آموزشگاه و امور مالی و همچنین امور آموزشی خود، تنها از تعداد ۴ یا ۵ نفر کارمند استفاده کند؛ اما همین جمله زمانی می تواند به بهترین ایده عملکردی تبدیل شود که همین 4 یا 5 نفر در واحد آموزشگاهی از طریق دسترسی به سامانه‌های هوشمند از جمله نرم افزار مدیریت آموزشگاه بتوانند تمام امور آموزشگاه را انجام داده و بر آن نظارت داشته باشند.

به عبارت ساده تر، مفاهیم فوق را می توان در یک جمله خلاصه کرد: “نرم افزار مدیریت آموزشگاه، یک راهکار کاربردی برای اداره هر چه بهتر تمام فعالیت در قالب سامانه های هوشمند در این مراکز می باشد.”

مزایای نرم افزار مدیریت آموزشگاه

• امکان اتصال به سیستم آموزش از راه دور
• امکان برگزاری آزمون های آنلاین
• امکان ثبت نام غیر حضوری و پرداخت شهریه
• امکان برنامه ریزی و جدول بندی دوره های آموزشی و ارائه آنها برای فراگیران
• قابلیت اتصال به سیستم های ارسال پیامک و ایمیل انبوه
• قابلیت گزارش گیری مالی، صدور کارنامه و امور مربوط به فراگیران

برای هر آموزشگاه انتخاب و تعیین یک نرم افزار مدیریتی و اطلاع رسانی مناسب جهت مدیریت آموزشگاه یک فرآیند طولانی و زمان بری است. قدم نخست برای تصمیم گیری در این مورد درک و شناسایی کامل امکانات و نکات مثبت و منفی هر نرم افزار مدیریت آموزشگاه است. مسئله بعدی میزان بودجه ای است هر آموزشگاه برای این منظور سرمایه گزاری می کند.
سامانه جامع مدیریت آموزشگاه دِمان یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه کاملا تحت وب و آنلاین است که به منظور مدیریت آموزشگاه هوشمند ایجاد شده است. این نرم افزار مناسب برای تمام آموزشگاه های زبان، موسیقی، فنی و حرفه ای و سایر آموزشگاه ها می باشد. امکانات که در این مقاله مطالعه کردید تنها بخش بسیار کوچکی از ویژگی ها و مزایای این نرم افزار مدیریت آموزشگاه است. با توجه به نکاتی که جهت انتخاب یک سامانه مناسب بیان شده، می توان گفت که سامانه دِمان یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه مقرون به صرفه و از نظر امکانات کامل و غنی است.