نرم افزار مدیریت آموزشگاه چیست و چه کاربردی دارد؟

کم و بیش با نقش مدیریت آموزشگاه آشنا هستید. همان طور که می دانید مدیریت واحدهای آموزشی که مطالب مختلف را در اختیار دانش آموزان یا فراگیران قرار می دهند کار بسیار دشواری است. تمام بخش ‌های آموزشی، مدیریتی، امور مالی و ارتباط با مخاطبان جزو برنامه‌ های مدیریت آموزشگاه قرار می‌گیرد. طبیعتاً مدیرانی که در این پست مشغول به فعالیت هستند تمایل دارند ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت آموزشگاه را استفاده کنند که در کوتاه‌ ترین زمان به آنها کمک کند نیازهای واحد آموزشی را شناسایی و برطرف سازند.

در همین راستا برنامه های نرم افزاری و سامانه های هوشمند، طراحی و به بازار عرضه شده است که می توانند مدیریت یک آموزشگاه را به نحوه ارتقا دهند. نرم افزار مدیریت آموزشگاه این توانایی را دارد که تمام بخش‌های آموزشی، ثبت نام، برگزاری دوره ها، بخش مالی و بخش ارتباطات اجتماعی را به طور کامل تحت پوشش قرار دهد.

برخی از انواع نرم افزارهای مدیریت اموزشگاه تنها در یک آموزشگاه قابل استفاده هستند. این نرم افزارها بر روی رایانه مرکزی آموزشگاه نصب می‌شوند و سپس می توان با آنها کار کرد. در این میان برخی دیگر از برنامه های نرم افزاری برای دو یا چند آموزشگاه طراحی شده اند. این برنامه ها در بازار با استقبال بیشتری روبرو هستند؛ چرا که به طور همه جانبه می توان برای آموزشگاه های مختلف از آن استفاده کرد.

از مزیت های ویژه در نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان، امکان اتوماسیون آموزشگاه های مختلف از قبیل آموزشگاه های زبان خارجه، آموزشگاه های موسیقی و هنری، آموزشگاه های علمی و آزاد، آموزشگاه های فنی و حرفه ای، آموزشگاه قرآنی و مذهبی و سایر آموزشگاه ها است. موسسه های بسیاری در اقصا نقاط کشور از این نرم افزار جهت مدیریت، کنترل و نظارت بر امور داخلی، مالی، آموزشی و سایر امور آموزشگاه و موسسه خود استفاده می کنند. بدین ترتیب که نرم افزار مدیریت آموزشگاه مربوط به هر موسسه می تواند بر روی یک آدرس اینترنتی مجزا نصب شده و دسترسی کامل به آن به مدیر و یا مسئول آن موسسه واگذار شود. اما علاوه بر مدیر هر آموزشگاه که تنها به اطلاعات آموزشگاه خود دسترسی دارد، مدیر کل شعب می تواند بر عملکرد کلیه امور آموزشگاه زیرمجموعه خود نظارت کامل داشته باشد. به لحاظ تعداد شعب زیرمجموعه هر موسسه محدودیت خاصی وجود ندارد و حتی امکان مدیریت یکپارچه و آسان شعبه های سراسر کشور یک مجتمع توسط این نرم افزار مدیریت آموزشگاه وجود خواهد داشت.
استفاده از نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان به منظور اتوماسیون آموزشگاه و شعب آن باعث صرفه جویی قابل توجه در هزینه و افزایش کارایی و کیفیت خواهد شد و مدیریت امور آموزشی، مالی، انضباطی موسسه را آسان می نماید، ضمن آنکه بر افزایش حس رقابت میان شعب زیرمجموعه دامن خواهد زد. علاوه بر آن در صورت نیاز مدیر موسسات، امکان تهیه گزارش های اختصاصی جهت مقایسه عملکرد مالی و آموزشی واحدهای زیرمجموعه در قالب نمودارها ، جداول و گزارش های تحلیلی گرافیکی وجود دارد.
با جرات می توان گفت نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان یکی کامل ترین و جامع ترین نرم افزارهای مدیریتی ویژه تمامی آموزشگاه هاست که از امکانات بسیار خوبی  برخوردار می باشد. از دیگر مزیت های این سامانه می توان به یکپارچه بودن آن اشاره کرد.

کاربرد نرم افزار مدیریت آموزشگاه

بسته به اینکه برنامه نرم افزار مدیریت آموزشگاه در چه نوع واحد آموزشی استفاده می شود می توان برای آن ویژگی ها و قابلیت های متفاوتی بیان کرد. به طور مثال این نرم افزار می تواند در مدرسه ابتدایی، دبیرستان، هنرستان، موسسه آموزش عالی آزاد، موسسات آموزش های هنری، آموزشگاه های زبان و تمام آموزشگاه هایی که یک مهارت یا حرفه را یاد می دهند به کار گرفته شود.

آنچه مسلم است این که در تمام قسمت های نرم افزار مدیریت آموزشگاه ، بخش‌های مربوط به دانش‌آموزان و فراگیران از سایر قسمت‌ ها مجزا می باشد. از طریق این برنامه نرم افزاری، امکان بررسی موارد ثبت نامی، هزینه ها، مدیریت کلاس های آموزشی، قابلیت اتصال به سیستم حضور و غیاب کارکنان و، فراگیران و موارد دیگر، وجود دارد.
برنامه های نرم افزاری برای مدیریت آموزشگاه قابلیت اتصال به پنل ارسال پیامک و ایمیل را دارند. از طریق بخش مالی نرم‌افزار، مدیران آموزشگاه می تواند به صورت دوره‌ای گزارش های مورد نیاز خود را دریافت کرده و در صورت لزوم آن را چاپ کنند. این مدل نرم افزارها به عنوان نرم افزار مدیریت مدرسه ، یک اقدام برای هوشمندسازی محسوب می شوند.

یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه در موارد زیر کاربرد دارد:

• آموزشگاه های زبان خارجی
• آموزشگاه های مهارت های فنی و حرفه ای و تخصصی
• آموزشگاه های هنرهای تجسمی
• آموزشگاه های موسیقی
• آموزشگاه های آزاد کنکور- بازآموزی درسی
• آموزشگاه های هنرهای دستی

برگزیده ای از امکانات نرم افزار مدیریت آموزشگاه دِمان

در اینجا فقط به چند نمونه از قابلیت های گسترده نرم افزار آموزشگاه اشاره می کنیم:

مدیریت ثبت نام آنلاین زبان آموزان

دسترسی به بستر ثبت نام آنلاین برای دانش آموزان و فراگیران : مدیر به راحتی می تواند تمام سوابق زبان آموز از جمله: سوابق آموزشی، انضباطی، اطلاعات مربوط به اولیای زبان آموز، اطلاعات تماس و … دسترسی داشته باشد.

سیستم حضور وغیاب آموزشگاه ها

قابلیت حضور و غیاب کارکنان و دانش آموزان یا فراگیران در نرم افزار مدیریت آموزشگاه : با استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب آموزشگاه، والدین از تاخیر و غیبت های زبان آموزشان برای حضور در آموزشگاه از طریق پیام کوتاه و نیز از طریق پنل شخصی خود، آگاه می شوند.

سیستم مدیریت آزمون و آزمون آنلاین آموزشگاه ها

با این سیستم کلیه آزمون ها برای نرم افزار آموزشگاه تعریف می شوند و زبان آموزان می توانند در منزل یا هر مکان دیگری در آزمون شرکت کنند و پس از پایان آن سوالات و جواب های صحیح آزمون را مشاهده کنند. استادان آزمون های آنلاین را از طریق پنل شخصی خود تصحیح می کنند و نمرات از همین طریق به زبان آموزان داده می شود.

سیستم مدیریت پیام ها و تماس

این زیر سیستم امکان برقراری ارتباط سریع، آسان، موثر و بدون هزینه را میان کلیه اعضای آموزشگاه و موسسات فراهم می کند. مدیر می تواند از این سامانه جهت اطلاع رسانی، برقراری ارتباط با کادر آموزشی و اداری و یا سایر مدیران داخلی آموزشگاه استفاده نماید.

نرم افزار ارزشیابی اساتید

نرم افزار نظرسنجی و ارزشیابی اساتید، یکی دیگر از زیرسیستم های طراحی شده ویژه آموزشگاه ها است که امکانات بی نظیری را در این باره در اختیار مدیران و مسئولین آموزشگاه های علمی و کنکور، آزاد، موسیقی و هنری، زبان های خارجی فنی و حرفه ای و سایر آموزشگاه ها قرار می دهد.

نرم افزار مدیریت آموزشگاه برای کنترل ثبت نام فراگیران، پرداخت شهریه، ثبت نام اینترنتی، پرداخت اینترنتی، اطلاع از  برنامه های آموزشی از طریق ارسال ایمیل انبوه و پیامک‌ها، اطلاع از برنامه های آموزشی را در یک بستر مناسب فراهم ساخته است.

اینکه چرا واحدهای آموزشی و مدیران آموزشگاه ها به نرم افزار مدیریت آموزشگاه نیاز دارند، سوالی است که سامانه دمان ، پاسخ مناسبی برای آن ارائه داده است. تصور غیر عاقلانه ای است اگر بگوییم مدیریت یک آموزشگاه با تعداد زیادی فراگیر برای مدیریت هزینه های آموزشگاه و امور مالی و همچنین امور آموزشی خود، تنها از تعداد ۴ یا ۵ نفر کارمند استفاده کند؛ اما همین جمله زمانی می تواند به بهترین ایده عملکردی تبدیل شود که همین 4 یا 5 نفر در واحد آموزشگاهی از طریق دسترسی به سامانه‌های هوشمند از جمله نرم افزار مدیریت آموزشگاه بتوانند تمام امور آموزشگاه را انجام داده و بر آن نظارت داشته باشند.

به عبارت ساده تر، مفاهیم فوق را می توان در یک جمله خلاصه کرد: “نرم افزار مدیریت آموزشگاه، یک راهکار کاربردی برای اداره هر چه بهتر تمام فعالیت در قالب سامانه های هوشمند در این مراکز می باشد.”

• نرم افزار آزمون آنلاین
• سیستم ارزشیابی اساتید
• اپلیکیشن موبایل
• دفتر کلاسی الکترونیک
• پورتال آموزشگاه ( وب سایت آموزشگاهی)
• پنل پیام کوتاه ویژه آموزشگاه
• تکلیف الکترونیکی
• نرم افزار حضور و غیاب آموزشگاه
• فروشگاه آنلاین
• سیستم حقوق و دستمزد
• سیستم مدیریت پیام ها

نرم افزار مدیریت آموزشگاه چه ویژگی هایی دارد؟

مزایا، ویژگی ها، قابلیت ها و امکانات نرم افزار مدیریت آموزشگاه که یک واحد آموزشی به آن نیاز دارد در این قسمت، فهرست می شوند:

• امکان مدیریت آموزشی در هر رشته ، مقطع تحصیلی و مبحث آموزشی
• امکان نظارت بر عملکرد مدرسان و کادر اجرایی در آموزشگاه با نرم افزار مدیریت آموزشگاه
• امکان گزارش گیری کامل از تمام فرایندهای آموزشگاه نظیر فعالیت های اجرا شده در یک هفته، برگزاری آزمونها، نتایج عملکرد هر یک از دانش آموزان و بازخورد آنها در کلاس
• صدور کارنامه و ارسال آنها برای والدین از طریق نرم افزار مدیریت آموزشگاه
• قابلیت پشتیبانی از پنل ارسال پیامکی به کاربران و خانواده های آنها
• قابلیت کنترل تکالیف ارائه شده توسط مدرسان به دانش آموزان یا فراگیران
• قابلیت کنترل و گزارش گیری از تمام صورت حساب های مالی به صورت دوره ای یا سالانه
• سیستم حضور و غیاب فراگیران
• امکان برنامه ریزی کلاس های آموزشی
• کنترل ورود و خروج مدرسان و فعالیت‌ های آموزشی آنها در کلاس
• گزارش هر دوره برای تمام آموزش ها
• قابلیت اجرا بر بستر وبسایت
• پشتیبانی از ویژگی های مالی و حسابداری
• پشتیبانی از زیرساخت های ارتباطی
• طراحی کاربر پسند
• خدمات مشاوره خرید و آموزش های پس از فروش

مزایای نرم افزار مدیریت آموزشگاه

• امکان اتصال به سیستم آموزش از راه دور
• امکان برگزاری آزمون های آنلاین
• امکان ثبت نام غیر حضوری و پرداخت شهریه
• امکان برنامه ریزی و جدول بندی دوره های آموزشی و ارائه آنها برای فراگیران
• قابلیت اتصال به سیستم های ارسال پیامک و ایمیل انبوه
• قابلیت گزارش گیری مالی، صدور کارنامه و امور مربوط به فراگیران

برای هر آموزشگاه انتخاب و تعیین یک نرم افزار مدیریتی و اطلاع رسانی مناسب جهت مدیریت آموزشگاه یک فرآیند طولانی و زمان بری است. قدم نخست برای تصمیم گیری در این مورد درک و شناسایی کامل امکانات و نکات مثبت و منفی هر نرم افزار مدیریت آموزشگاه است. مسئله بعدی میزان بودجه ای است هر آموزشگاه برای این منظور سرمایه گزاری می کند.
سامانه جامع مدیریت آموزشگاه دِمان یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه کاملا تحت وب و آنلاین است که به منظور مدیریت آموزشگاه هوشمند ایجاد شده است. این نرم افزار مناسب برای تمام آموزشگاه های زبان، موسیقی، فنی و حرفه ای و سایر آموزشگاه ها می باشد. امکانات که در این مقاله مطالعه کردید تنها بخش بسیار کوچکی از ویژگی ها و مزایای این نرم افزار مدیریت آموزشگاه است. با توجه به نکاتی که جهت انتخاب یک سامانه مناسب بیان شده، می توان گفت که سامانه دِمان یک نرم افزار مدیریت آموزشگاه مقرون به صرفه و از نظر امکانات کامل و غنی است.